Accesso al sistema informatico di protocollo comunale da parte dei Consiglieri comunali

Titolo
Accesso al sistema informatico di protocollo comunale da parte dei Consiglieri comunali
Quesito

Un Comune chiede se possa essere accolta la richiesta dei Consiglieri comunali di accesso per via informatica al registro di protocollo e al sistema informatico di gestione documentale del Comune stesso

Parere espresso

In via preliminare si evidenzia come il “diritto di accesso” ed il “diritto di informazione” del Consigliere comunale trovano la loro disciplina a livello statale nell’art. 43 del D. Lgs. 18.08.2000 n. 267 (“Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali”) e a livello locale nell’art. 13 del D.P.Reg. 01.02.2005 n. 3/L e ss.mm. (“Testo unico delle leggi regionali sull’ordinamento dei Comuni della Regione autonoma Trentino – Alto Adige”).

Le citate norme riconoscono al Consigliere comunale il diritto di prendere visione e di ottenere copia dei documenti detenuti dall’Amministrazione nonché di avere tutte le informazioni e notizie utili all’espletamento del proprio mandato; lo stesso Consigliere nell'esercizio di tale diritto è tenuto al segreto nei casi specificatamente determinati dalla legge.

Dal contenuto delle norme sopra richiamate è derivato il principio giurisprudenziale consolidato che prevede il riconoscimento in capo al Consigliere comunale di un diritto dai confini più ampi del diritto di accesso riconosciuto al cittadino nei confronti del Comune. Tale maggiore ampiezza dell'ambito di operatività del diritto di accesso del Consigliere è riconosciuta in ragione del particolare munus espletato dallo stesso ed in particolare è garantita affinché questi possa valutare nell'esercizio del suo mandato con piena cognizione di causa la correttezza e l’efficacia dell’operato del Comune, onde poter esprimere un giudizio consapevole sulle questioni di competenza del Comune stesso. A tal proposito il Giudice amministrativo individua la situazione giuridica in capo al Consigliere comunale con l’espressione “diritto soggettivo pubblico funzionalizzato”, vale a dire un diritto che implica l’esercizio di facoltà finalizzate al pieno ed effettivo svolgimento delle funzioni assegnate direttamente al Consiglio comunale.

In ragione delle caratteristiche di tale diritto il Consigliere comunale non deve motivare la propria richiesta di informazioni e/o di documenti, poiché, diversamente opinando, l’Amministrazione comunale si ergerebbe ad arbitro delle forme di esercizio delle potestà pubblicistiche dell’organo deputato all’individuazione ed al perseguimento dei fini collettivi.

Il diritto di accesso spettante al Consigliere comunale, pur essendo più ampio di quello riconosciuto alla generalità dei cittadini, incontra in ogni caso il divieto di usare i documenti per fini privati o comunque diversi da quelli istituzionali, in quanto le informazioni acquisite in virtù della carica ricoperta devono essere utilizzate esclusivamente per le finalità collegate all’esercizio del mandato e nel rispetto del dovere del Consigliere di mantenere il segreto nei casi previsti dalla legge. Il diritto di accesso, inoltre, non deve essere emulativo, in quanto riferito ad atti palesemente inutili ai fini dell’espletamento del mandato, e le relative richieste devono essere esercitate con modalità e forme tali da evitare intralci all’ordinario svolgimento dell’attività degli uffici comunali.

Ciò premesso circa le finalità e l’ampiezza del diritto di accesso del Consigliere comunale, occorre anche considerare che la determinazione delle modalità organizzative attraverso le quali viene garantito l’accesso ai Consiglieri comunali rientra tra le prerogative di esclusiva competenza dell’Amministrazione. In tale prospettiva si rileva infatti che, come chiarito in giurisprudenza, “gli unici limiti all'esercizio del diritto di accesso dei consiglieri comunali si rinvengano, per un verso, nel fatto che esso debba avvenire in modo da comportare il minor aggravio possibile per gli uffici comunali e, per altro verso, che non debba sostanziarsi in richieste assolutamente generiche ovvero meramente emulative, fermo restando che la sussistenza di tali caratteri debba essere attentamente e approfonditamente vagliata in concreto al fine di non introdurre surrettiziamente inammissibili limitazione al diritto stesso” (cfr. T.A.R. Puglia, Bari, 21 gennaio 2011 n. 115). In tale prospettiva, appare quindi chiaro che ogni ente può valutare le migliori modalità organizzative atte a garantire il buon funzionamento dell'Amministrazione salvo dover in ogni caso garantire il pieno esercizio delle prerogative riconosciute al Consigliere comunale in termini di conoscenza di informazioni e atti finalizzati all'esercizio del suo mandato.

Alla luce di tali considerazioni di carattere generale, venendo al quesito specifico relativo alla possibilità di libero accesso per via informatica al registro di protocollo ed al sistema informatico di gestione documentale del Comune, si osserva quanto segue.

Le informazioni ovvero i documenti inseriti nel registro di protocollo e nel sistema informatico di gestione documentale devono ritenersi accessibili per il Consigliere comunale secondo i principi sopra delineati; ne consegue che le richieste attinenti a dette informazioni/documenti sono da considerarsi certamente ammissibili salvi i limiti già richiamati che non permettono richieste assolutamente generiche e/o finalizzate ad un controllo generalizzato dell’attività amministrativa dell’ente. Anche in relazione alla richiesta in esame, l'Amministrazione dovrà compiere una valutazione in ordine alla definizione delle migliori modalità organizzative atte a garantire la conoscenza al Consigliere comunale delle informazioni/atti di cui al protocollo dell'ente; in tale prospettiva, occorre quindi tener distinto il diritto di informazione/accesso del Consigliere rispetto alla modalità attraverso cui esercitare tale diritto. In merito a tale ultimo aspetto, si rileva come le valutazioni dell'Amministrazione potrebbero essere molteplici anche in ragione del dovere della stessa Amministrazione di individuare una modalità organizzativa che permetta la corretta gestione degli atti; si pensi, a titolo esemplificativo, alla potenziale presenza, tra i documenti inseriti nel gestionale di protocollo, di atti soggetti a segreto istruttorio in corso di indagini da parte di soggetti terzi che si rivolgono all'Amministrazione per avere informazioni e per i quali l'Amministrazione potrebbe dover valutare l’inaccessibilità anche rispetto alla posizione del Consigliere. In relazione a tali aspetti, quindi, e in ragione delle concrete modalità di funzionamento del sistema gestionale di protocollo, l'Amministrazione potrà valutare la migliore modalità organizzativa atta a garantire la conoscenza delle informazioni contenute a protocollo (a titolo esemplificativo: postazione con personale qualificato alla verifica delle informazioni da rilasciare; rilascio - su richiesta - di copia del registro previo vaglio delle informazioni ivi indicate; accesso al sistema previa definizione di filtri idonei a garantire il rispetto di specifici segreti opponibili anche al Consigliere) pur in ogni caso dovendo garantire l'accessibilità delle informazioni nei termini già sopra descritti.

Sul punto, vista la specificità della richiesta in parola, finalizzata ad ottenere le credenziali di accesso ai sistemi informativi gestionali del Comune, si evidenziano gli esiti di una recente pronuncia del Giudice Amministrativo intervenuta rispetto ad una analoga richiesta (attivazione per il Consigliere di credenziali di accesso in sola lettura ai sistemi informativi gestionali compresi i gestionali di contabilità, per atti e protocollo) laddove è stato sancito che “una richiesta così strutturata tesa ad utilizzare, in lettura, gli applicativi informatici del Comune appare preordinata a compiere un sindacato generalizzato sull’attività amministrativa presente, passata e futura, degli organi decidenti, deliberanti e amministrativi dell'Ente e non risulta strumentale al mandato politico che deve essere riferito a singole problematiche che di volta in volta interessano l'elettorato e desumibili da atti e documenti già in possesso dell'Amministrazione” (cfr.  T.A.R. Toscana, Firenze, 22/12/2016 n. 1844). In tale prospettiva il Giudice Amministrativo ha ritenuto legittimo il diniego opposto alla richiesta tendente ad ottenere la documentazione, tramite accesso diretto ai software gestionali, relativi a molteplici settori dell'Ente ed ancorata non ad un determinato periodo di tempo ma sostanzialmente riferita anche ad epoche future.

In conclusione, si ritiene quindi che l’Amministrazione potrà individuare le modalità organizzative attraverso cui garantire il diritto di accesso ai Consigliere comunali, secondo i principi sopra delineati, posto che non potranno comunque essere frapposti significativi ostacoli al soddisfacimento delle esigenze ostensive di cui il Consigliere è portatore e comunque l’esercizio del diritto non potrà essere reso eccessivamente difficile (cfr. T.A.R. Campania, Salerno, 5 gennaio 2017, n. 32).

Data
06/04/2018

Venerdì, 06 Aprile 2018

Questionario di valutazione