Cos'è
Il Consorzio dei Comuni Trentini si impegna a garantire a favore dell’Ente, direttamente o tramite il proprio partner tecnico, l’esecuzione delle seguenti attività necessarie al mantenimento del servizio:
- installazione, configurazione e personalizzazione della piattaforma sedute online;
- formazione dell’utente;
- assistenza utente;
- manutenzione correttiva e manutenzione adeguativa della piattaforma;
- manutenzione evolutiva della piattaforma;
- servizi di consulenza a supporto.
La soluzione applicativa è stata realizzata nel rispetto delle Linee guida di AGID (Agenzia per l’Italia Digitale): “Linee guida su acquisizione e riuso di software per le pubbliche amministrazioni” di data 9 maggio 2019, in linea con quanto previsto nelle “Linee guida di design servizi digitali della PA”, coerentemente con le indicazioni del Piano Triennale per l’Informatica 2019-2021 e del Regolamento UE 679/2016 (GDPR).
In tale contesto di piena conformità normativa e tecnologica, considerata la delicatezza dei dati e delle informazioni trattate dalla soluzione, la titolarità sarà degli Enti che aderiscono al “servizio sedute online”, mentre il fornitore individuato dalla Società andrà dunque inteso quale Amministratore di sistema e in tale veste responsabile dei trattamenti dei dati, che avverranno in piena osservanza del d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 e del Regolamento UE 679/2016 (GDPR). La banca dati sarà di esclusiva proprietà degli Enti che aderiscono al “servizio sedute online” ed in caso di risoluzione del contratto, ovvero alla sua scadenza, la stessa sarà interamente messa a disposizione degli Enti stessi senza alcun onere o costo aggiuntivo.
La Società, attraverso questo servizio, mette a disposizione degli Enti soci aderenti due moduli: un modulo base e un modulo aggiuntivo.
a) MODULO BASE
Il modulo base è composto da due elementi (Cruscotto per la gestione delle attività amministrative e Cruscotto per la gestione della seduta):
Cruscotto per la gestione delle attività amministrative
Nel cruscotto sono presenti tutti gli strumenti che consentono la gestione della fase istruttoria, della fase organizzativa e degli adempimenti a seguito della conclusione delle sedute degli organi. Di seguito si riportano a titolo esemplificativo le principali funzionalità:
- gestione delle varie convocazioni (prima e seconda), creazione dell’ordine del giorno, invio delle convocazioni a tutti i partecipanti all’evento politico, (SMS, mail o PEC), pubblicazioni previste dalla normativa,
- gestione dell’erogazione dei gettoni di presenza e dei rimborsi spese calcolati sulla base dei regolamenti degli Enti, gestione degli attestati di presenza,
- modifica e stampa del verbale, mediante recupero delle informazioni raccolte durante lo svolgimento della seduta,
- report periodici su tutte le attività legate alle sedute (votazioni, presenze, ecc.),
- gestione dei permessi dei vari utenti, organizzati in base a gruppi, ruoli e profili personali; gestione e monitoraggio dei log relativi a tutti i servizi proposti, controllo e verifica dello stato di connessione tra il cruscotto e la APP (vedi di seguito).
Cruscotto per la gestione della seduta
Nel cruscotto devono essere presenti tutti gli strumenti che consentono la gestione di tutte le fasi della seduta, con particolare riferimento alla fase di voto. Di seguito si riportano a titolo esemplificativo le principali funzionalità:
- controllo delle fasi di apertura della seduta, di avvio e gestione della discussione del punto all’ordine del giorno, di apertura e chiusura della votazione, di chiusura della seduta e di gestione di votazioni non concordate,
- rappresentazione grafica dei presenti alla seduta in sede di appello e votazione,
- monitoraggio delle presenze dei votanti e opzione di cambiamento dello stato (check-in e check-out) in base al regolamento degli Enti che aderiscono al “servizio sedute on line”,
- calcolo in tempo reale degli esiti delle votazioni,
- rappresentazione grafica degli esiti delle votazioni,
- pubblicazione, su schermi esterni o proiettori, dello stato di avanzamento della seduta e degli esiti delle votazioni.
b) MODULO AGGIUNTIVO
I moduli aggiuntivi sono due (Cruscotto collaborativo e Applicazione mobile (APP) - voto online) ed integrano / arricchiscono in favore dell’utenza gli elementi del Modulo base. Evidentemente i moduli aggiuntivi non possono prescindere dall’acquisizione preventiva del Modulo base:
Cruscotto collaborativo
Nel cruscotto collaborativo sono presenti gli strumenti necessari per garantire, in favore dell’utente (consigliere), la visione ed il trattamento di tutte le informazioni necessarie per il corretto ed ottimale espletamento di tutte le attività connesse all’esercizio del proprio ruolo.
Applicazione mobile (APP) – voto online
L’Applicazione mobile (APP) è installabile su sistemi IOS e Android. Consente la corretta gestione, durante lo svolgimento della seduta, delle fasi di rilevazione della presenza dell’utente (consigliere) e di votazione dei singoli punti all’ordine del giorno, interfacciandosi automaticamente con gli strumenti previsti nel Modulo Base.